« »Kostenbesparing

Gepubliceerd op 04-06-2015

Kosten besparen

Lekker………?

  • Wat zijn ‘kosten’ eigenlijk?
    Dit zijn de in geld uitgedrukte waarden van hetgeen een onderneming moet opofferen om te kunnen werken.

Waarom besparen op kantoorkosten?
In elke onderneming, groot of klein, vormen de kosten voor de zogenaamde niet kernactiviteiten (ook wel genoemd indirecte kosten of ‘kantoorkosten’) een relatief hoge post, die bovendien moeilijk lijkt te beheersen. Met kosten van de niet-­?kern activiteiten worden bedoeld: overheadkosten, facilitaire kosten en vermogenskosten. Dit soort kosten gehoorzamen een bijzondere “wet”: ze hebben namelijk van nature een ingebouwde neiging tot overontwikkeling.

Overhead, facilitair, indirecte kosten, management kosten
In goede oude tijden waren de marges op de producten c.q. diensten meer dan voldoende toereikend om die kosten te kunnen dragen. Nu echter de marges op allerlei manieren onder druk komen, dienen met name deze overhead-­? en soortgelijke kosten kritisch onder de loep te worden genomen teneinde de marges weer op redelijk peil te krijgen. Dat lukt niet door met een kaasschaaf van alle kosten een plakje van 5% af te slijpen. En een botte bijl is al helemaal ongeschikt voor dergelijke fijnmazige, vaak ongrijpbare activiteiten. Deze kosten zijn alleen te reduceren met de precisie van het chirurgisch mes: nauwkeurig en voldoende diep, maar zonder de vitale delen van de onderneming te beschadigen.

Ten hoogste mogen de kosten procentueel even sterk toenemen als de omzet en nog liever wat minder sterk (want dán pas neemt de winstgevendheid toe). Aan de hand van een paar resultaten-­? en jaarrekeningen is deze indicator in luttele minuten te berekenen.
En als je deze berekening wat wilt verfijnen, neem je de kosten exclusief de productie-­? en daaraan gerelateerde kosten (zoals bijv. logistiek) alsmede de kosten voor materialen, grondstoffen en handelsgoederen. Een globale indicatie is al voldoende.

Plan van aanpak kostenbesparing in 5 stappen

Stap 1

Inventarisatie van kosten, activiteiten en output
Uitgaande van de kostenplaatsen? en afdelingsstructuur worden alle kosten en de daarbij behorende activiteiten alsmede de resultaten (de output) daarvan volgens een welomlijnde systematiek geïnventariseerd en geanalyseerd.

Stap 2

Vergelijking en evaluatie van eerste resultaten
De diverse activiteiten worden vergeleken en beoordeeld op wat de waarde of het nut ervan is in relatie tot de kosten (de prijs/kwaliteit verhouding)?
Deze evaluatieslag vindt plaats door de (interne) ‘gebruikers/ afnemers/opdrachtgevers’ van die output. Zij geven aan of de gerealiseerde output zijn geld waard is.

  • Waar de kosten voor gemaakt zijn?
  • Wat de reden is dat de kosten zo hoog zijn?
  • Waar de bottlenecks tussen de verschillende processen zitten die de kosten beïnvloeden?
Stap 3

Bepalen van besparingsmaatregelen en –opties
Op basis van deze evaluatie wordt bepaald wat het gewenste of vereiste niveau van de activiteiten moet zijn (stoppen, verminderen, anders doen, e.d.). Hieruit resulteren vervolgens de besparingsvoorstellen (wat en hoeveel?) en besparingsmaatregelen (hoe?).

Stap 4

Besluitvorming over gewenste en benodigde kostenreductie
Gebaseerd op het resultaat van stap 3 (een ‘groslijst’ met besparingsvoorstellen) wordt door de directie een afweging gemaakt over hoever de besparingen moeten gaan uit bedrijfseconomisch oogpunt. Gaat de opstelsom van alle voorstellen te ver, dan moet bepaald worden welke activiteiten kunnen worden ‘ontzien’. Gaan de voorstellen bij elkaar niet ver genoeg, dan moeten additionele besparingen worden gevonden.
Vervolgens worden de gevolgen van die voorgestelde maatregelen beoordeeld op criteria zoals ondernemingsbeleid of –strategie, haalbaarheid, snelheid, e.d. Op basis van deze afwegingen worden dan door de directie besluiten genomen.

Stap 5

Implementatie van gekozen maatregelen en de controle op de kostenbewuste werkwijze
Op basis van de besluiten van de directie worden de besparingsmaatregelen door werkgroepen onder leiding van het management projectmatig geïmplementeerd. Hierbij is het aan te bevelen om een expert (Bullzeye) in de vorm van een klankbord te betrekken bij de kostenbesparingen, aangezien kostenspecialisten ervaring hebben met kostenprogramma’s, benchmark gegevens paraat hebben en uiteindelijk de onderhandelingen met leveranciers op toegevoegde waarde kunnen sturen, zodat er in de toekomst een win win situatie wordt gecreëerd.
Met afknijpen van leveranciers is slechts eenmalig voordeel te behalen.

Met de juiste beslissingen en de correcte aanpak is een 20+% kostenreductie zeker haalbaar.

1433426700a0635e66a66688ca832503f74c8e23dd.jpg