« »Tips & Trucs effectief onderhandelen

Gepubliceerd op 18-02-2016
Groter dan een verkoopgesprek


Het onderhandelen is voor de meeste ondernemers spannend. Maar ook ongrijpbaar.
Waar begint het onderhandelen en wanneer houdt het op? Wat is ‘goed’ onderhandelen. En hoe kunt je het verbeteren? Wanneer is er sprake van onderhandelen? Wanneer vinden de onderhandelingen plaats?

  • Onderhandelen op basis van argumenten
  • Onderhandelen op basis van macht
  • Onderhandelen op basis van creativiteit
  • Fasen in het onderhandelingsproces

Wanneer is er sprake van onderhandelen?
Bij onderhandelen zijn altijd twee of meer partijen betrokken, die een wederzijdse afhankelijkheid hebben. De partijen hebben verschillende posities, die deels strijdig en deels gemeenschappelijk zijn. Wel bestaat er een soort van machtsevenwicht. Eén partij kan niet zomaar zijn wil opleggen aan de andere partij of zelfstandig de onderhandelingen beëindigen (normaliter). De moeilijkheid bij onderhandelingen is dat de strijdige belangen vaak duidelijk zijn en de elementen die partijen aan elkaar binden onvoldoende ter tafel komen.
Dit wordt wel eens de ‘belangen-ijsberg’ genoemd: slechts 10% drijft boven water.

Gedurende het gehele verkoopproces moet je posities innemen, jouw belangen bij de andere partij over het voetlicht brengen én jouw bedrijf blijven runnen.

Onderhandelen op basis van argumenten
Ongeveer 80% van de mensen onderhandelt op basis van argumenten. Toch is het niet altijd succesvol. Een van de voordelen van argumenten is dat als je een partij kan overtuigen, alle partijen een goed gevoel hebben over de uitkomst. De relatie die de partijen hebben, zal daardoor een positieve impuls krijgen. Nadelen zijn er ook. In een ongunstig geval heeft de andere partij geen interesse in jouw argumenten. In een nog erger geval is de ander slimmer en ‘wint’ dus de discussie. Deze stijl van onderhandelen mondt derhalve vaak uit in het ‘punten scoren’ wat de relatie tussen partijen juist alleen maar verslechtert.

Onderhandelen op basis van macht
Dit heeft als voordeel dat het simpel toe te passen is. Daarnaast heeft u wellicht geluk en daarmee kans op een goede deal. Machtsmiddelen zijn onder meer tijd (deadlines), een informatievoorsprong en de beschikking over voldoende alternatieven.

Onderhandelen op basis van creativiteit
Als niets anders helpt, is creativiteit de enige mogelijkheid om impasses te doorbreken of om schijnbaar onoverkomelijke ‘gaten’ te overbruggen. Creativiteit mag natuurlijk altijd. De deal wordt er waarschijnlijk beter van en de relatie tussen partijen ook. Nadelen zijn beperkt, maar het grootste bezwaar van creativiteit is dat het moeilijk is en daardoor niet voor iedereen weggelegd. Daarnaast sluimert er het gevaar van ingewikkelde constructies, die in theorie wellicht wel kloppen, maar in de praktijk nauwelijks uitvoerbaar zijn.

Fasen in het onderhandelingsproces
Het onderhandelingsproces kent vijf fasen:
- Voorbereiding
- Identificatie van het verschil
- Overbruggen van het verschil
- Overeenstemming
- Evaluatie

Voorbereiding
- Het belangrijkste doel van de voorbereiding is het managen van de informatieverstrekking tijdens het onderhandelingsproces.
Om de voorbereiding te structureren, kunt u gebruikmaken van de informatiematrix:

Geven            Krijgen
-----------------------------
Niet geven    Verrassing

Met name bij onderhandelen in teamverband is het essentieel dat de leden van het team weten welke informatie ze kunnen vragen en vooral geven! Teneinde te voorkomen dat jouw gezicht boekdelen spreekt, is het ook belangrijk om vooraf te bedenken voor welke verrassingen je kan komen te staan. Informatie die jou wel en niet geeft, is informatie die jouw onderhandelingspositie versterkt respectievelijk ondermijnt.

Identificatie van het verschil
- Het onderhandelingsgesprek begint met een identificatie van het verschil dat er tussen partijen is. Een goed hulpmiddel daarbij is de agenda. Zorg dat je tijdens de bijeenkomst samen met de andere partij de agenda van het gesprek opstelt. Dit heeft als voordeel dat alle onderhandelingspunten in een keer in kaart worden gebracht. Daarnaast geeft het jou de mogelijkheid om over meerdere zaken tegelijk te onderhandelen, waardoor je van een aantal punten tegelijk communicerende vaten kan maken. Ook kan je de zogenaamde ‘package deals’ maken. Vervolgens moet een van de partijen een openingsbod doen.
Kom niet in de verleiding de andere partij het openingsbod te laten doen! Bereid jezelf goed voor en doe zelf een eerste bod. Een belangrijk effect hiervan is dat het eerste bod vaak als een soort ‘anker’ wordt gezien. Vanuit dat punt wordt er verder onderhandeld.
Maar onderhandel eerst ook met jezelf. Een te hoog bod geeft een groot afbreukrisico en een te laag openingsbod gaat nooit meer terug omhoog. Wees stellig bij het uitbrengen van jouw openingsbod. Vertwijfeld taalgebruik als: ‘Ik denk aan een bod van ongeveer x euro’ is niet stellig. Gebruik ook nooit een range van getallen. U komt dan nooit meer boven de onderkant van de range uit.

Overbruggen van het verschil
- Als de verschillende posities van de partijen in kaart zijn gebracht, komt de uitdaging om deze te overbruggen. Dit kan door middel van argumenteren, het gebruik van machtsmiddelen of creativiteit. De meeste mensen (zie boven) proberen door middel van argumenten de andere partij van hun gelijk te overtuigen. Eerst wordt de eigen positie gedefinieerd en er worden argumenten verzameld dat die eigen positie ‘fair’ is. De andere partij doet echter precies hetzelfde. Er komen dus tegenargumenten en in 90% van de gevallen luisteren de partijen niet eens naar elkaars standpunt, maar zijn zij alleen maar bezig om hun antwoorden te repeteren.
Door te praten in plaats van te luisteren wordt essentiële informatie weggegeven terwijl je belangrijke informatie van de tegenpartij niet verneemt. Jij moet je realiseren dat je in feite van de andere partij verlangt dat zij twee keer toegeeft: een keer aan jouw eisen en een tweede keer over het feit dat zij fout was.
Beter is om informatie te proberen te krijgen over de belangen van de andere partij, veel open vragen te stellen en te luisteren.
Uiteindelijk zal het verschil moeten worden overbrugd doordat beide partijen concessies doen. In de voorbereiding van de onderhandelingsgesprekken is het goed om voor jou zelf al vast te stellen op welke punten jij bereid bent een concessie te doen. Bedenk dat elke concessie voor jou een andere ‘waarde’ kan hebben dan voor de andere partij. Doe geen concessie zonder er één terug te vragen en laat jouw concessies de richting van het einddoel aangeven. Met andere woorden: laat jouw concessies steeds kleiner worden.
Neem jouw tijd, stel meer vragen en neem meer bedenktijd als jij denkt dat het nodig is.

 

Let ook op de sfeer van het gesprek:
- Vraag
- Praat niet teveel
- Luister
- Onderbreek de ander niet
- Vat samen
- Zwak de argumenten van de ander niet af
- Denk in alternatieven
- Houd niet vast aan één waarheid
- Bouw voort op gemeenschappelijke uitgangspunten
- Debatteer niet, probeer geen punten te scoren of aan te vallen
- Formuleer heldere doelen
- Als doel kiezen: het beste wat ik er van kan maken.

Overeenstemming
- Overeenstemming wordt bereikt als iedereen het eens is geworden over alle punten. Laat je in het staartje van de onderhandelingen niet verleiden tot het ‘delen van het verschil’ door middel van 50/50, maar realiseer je dat 10/90 ook een deling van het verschil is. Wel kun je de laatste openstaande punten bijvoorbeeld delen door het aanbieden van twee package deals of iets van die strekking.

Evaluatie
- Was jouw voorbereiding voldoende? Hoe was de sfeer van het gesprek? Heb je eruit gehaald wat erin zat? Evalueer de onderhandelingen. En leer en groei hiervan.

1455794012a74c0d29538da3407f94cba24c81c592.png